Kepala Bidang (Kabid) Pengelolaan dan Pelayanan Arsip pada Dinas Perpusip Kabupaten Tangerang Lia Yuliati mengatakan tujuannya datang ke DPAD Kota Cilegon karena Kota Cilegon lebih dulu mendapatkan pengawasan kearsipan peringkat satu.
"Karena Kota Cilegon sudah lebih dulu mendapatkan pengawasan kearsipan peringkat satu, makanya kita pengen belajar tentang pengawasan kearsipan," kata Lia saat ditemui di Kantor DPAD Kota Cilegon pekan lalu.
Selain itu, tujuan pihaknya mendatangi Kota Baja juga untuk meningkatkan pengetahuan tentang arsip di Kota Industri ini.
"(Untuk) Pengawasan kearsipan internal, ya kita sowan karena sekarang lagi ada penilaian pengawasan dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)," ujarnya.
Kemudian kata dia, Kabupaten Tangerang juga beberapa waktu lalu mendapatkan peringkat kesembilan nasional.
"Alhamdulillah Kabupaten Tangerang mendapatkan peringkat kesembilan nasional, kemarin dapat penghargaan di Pekanbaru. Makanya saya kepengen arsip di Kabupaten Tangerang meningkat lagi, lebih baik lagi," tuturnya.
Lia menambahkan saat ini Kabupaten Tangerang memiliki dua depo arsip untuk menyimpan dokumen 62 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang.
"Saya mempunyai gudang arsip depo sudah dua depo, kalau satu depo ada tiga tingkat dibawahnya untuk pelayanan. (Dokumen) OPD se Kabupaten Tangerang ada disitu semua," pungkasnya.
Sementara itu, Kepala DPAD Kota Cilegon Ismatullah mengatakan pihaknya menerima kunjungan DPAD Kabupaten Tangerang terkait dengan pengawasan arsip dan product inovasi kearsipan di Kota Cilegon.
"Strategi penataan arsip kedua daerah kita sinergikan sehingga ke depan Kota Cilegon dan Kabupaten Tangerang semakin menjadi lebih baik," ungkapnya.
Kemudian Ismatullah mengungkapkan, pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan akan menghadirkan manfaat yang besar pada setiap lembaga dan pemerintahan daerah dalam mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi. Dimana, utamanya untuk penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lainnya.
“Penataan kearsipan tidak hanya sekedar disimpan ataupun ditumpuk saja. Tetapi, perlu adanya pengaturan cara penyimpanan, melalui beberapa tahapan dengan tujuan agar sistem pengarsipan menjadi rapi. Dan ketika kita membutuhkan juga bisa mudah ditemukan kembali,” jelasnya.
Lebih lanjut, pria yang bergelar doktor ini mengatakan, pengarsipan merupakan kegiatan penting selama suatu organisasi pemerintahan masih menjalankan kegiatan operasionalnya, sehingga penting untuk menyimpan informasi penting dalam sebuah format tertentu.
“Mengingat arsip penting sebagai bukti pertanggungjawaban aktifitas Lembaga. Maka, diperlukan pengelolaan yang tepat, sehingga tercipta efektivitas dan efisiensi bagi lembaga terkait,” tandasnya. (man)